Schwierige Mitarbeitergespräche vorbereiten: So gewinnen Sie Klarheit vor dem Gespräch

Beginnen Sie mit einem konkreten Vorgang. Notieren Sie, wann und in welcher Situation er stattgefunden hat, was vereinbart war und was Sie selbst wahrgenommen haben. Beschreiben Sie lieber eine einzelne Situation als eine allgemeine Einschätzung über längere Zeit.

Fragen Sie sich: Was habe ich selbst gesehen, gelesen oder gehört? Was weiß ich aus einer anderen Quelle? Was kann ich gerade nicht sicher sagen? Wenn Sie sich an einen Wortlaut nicht genau erinnern, kennzeichnen Sie ihn für sich als sinngemäße Wiedergabe statt als wörtliches Zitat.

Halten Sie auch offene Punkte fest. Eine fehlende Information ist ein Anlass zum Nachfragen, kein Beleg für eine bestimmte Erklärung.

Eine Beobachtung beschreibt einen wahrnehmbaren Vorgang. Eine Interpretation ordnet ihm eine Bedeutung, Absicht oder Eigenschaft zu. Beides kann für Sie wichtig sein: Besprechen Sie die Beobachtung konkret und kennzeichnen Sie eine Interpretation als Ihre Einschätzung.

Beobachtung

„Der vereinbarte Entwurf lag am Freitag noch nicht vor.“

Interpretation

„Sie nehmen Absprachen nicht ernst.“

Die zweite Aussage macht aus einem Vorgang eine Bewertung der Person. Prüfen Sie jede Formulierung: Lässt sie sich an einem konkreten Ereignis, einer Äußerung oder einem Ergebnis festmachen? Oder erklärt sie bereits, warum etwas passiert ist? Im zweiten Fall gehört sie eher zu Ihrer Deutung oder zu einer offenen Frage.

Das heißt nicht, eine Bewertung zu verschweigen. Sie können benennen, welche Bedeutung ein Vorgang für die Arbeit hat, und zugleich deutlich machen, dass die Erklärung der anderen Person noch offen ist.

Vor einem schwierigen Gespräch lohnt sich der Blick auf den eigenen Maßstab. Welche Erwartung war ausdrücklich vereinbart? Welche halten Sie für selbstverständlich, obwohl Sie sie vielleicht noch nicht klar ausgesprochen haben? Eine unausgesprochene Erwartung kann nicht ohne Weiteres als gemeinsame Vereinbarung behandelt werden.

Prüfen Sie Ihre Wortwahl, bevor Sie in das Gespräch gehen. Beschreiben Sie den konkreten Punkt, statt die Person mit Begriffen wie „immer“, „nie“ oder „unzuverlässig“ festzulegen.

• Würde ich dieselbe Situation bei einer anderen Person ähnlich beschreiben?
• Was davon habe ich klar mitgeteilt oder gemeinsam vereinbart?
• Welche Information könnte meine erste Einschätzung verändern?

Ein hilfreiches Gesprächsziel beschreibt, was geklärt oder vereinbart werden soll. Es kann zum Beispiel darum gehen, den Ablauf besser zu verstehen, eine konkrete Erwartung für die nächste Zusammenarbeit auszusprechen oder einen nächsten Schritt festzuhalten.

Unterscheiden Sie ein Ziel, das Sie selbst verfolgen können, von einer Reaktion, die Sie von der anderen Person erwarten. Sie können ein Thema klar ansprechen und um eine Vereinbarung bitten. Ob Ihr Gegenüber Ihre Sicht teilt, lässt sich nicht vorab festlegen.

• Was soll nach dem Gespräch klarer sein als vorher?
• Welche konkrete Vereinbarung oder welcher nächste Schritt wäre hilfreich?
• Woran und wann können beide Seiten prüfen, ob die Vereinbarung umgesetzt wird?

Nicht jeder Teil eines Gesprächs ist offen für eine neue Lösung. Machen Sie sich klar, welche Aufgabe, Absprache oder Anforderung in Ihrem Verantwortungsbereich verbindlich ist. Beschreiben Sie sachlich, worauf sie beruht und welche konkrete Arbeit davon betroffen ist.

Trennen Sie den festen Rahmen vom möglichen Spielraum. Vielleicht steht das erwartete Ergebnis fest, während die Reihenfolge, ein Unterstützungsbedarf oder der Weg dorthin besprochen werden kann. Wenn Sie beides unterscheiden, können Sie konsequent bleiben und trotzdem zuhören.

• Welche konkrete Anforderung muss bestehen bleiben?
• Wo kann die andere Person bei der Umsetzung mitgestalten?
• Kann ich verständlich erklären, warum dieser Rahmen gilt?

Auch Ihre eigene Grenze gehört zur Vorbereitung. Überlegen Sie, welche Gesprächsbedingungen Sie brauchen, um beim Thema zu bleiben und respektvoll zu sprechen. Das kann eine klare Tagesordnung, eine begrenzte Zahl von Punkten oder eine kurze Unterbrechung sein, wenn das Gespräch gerade nicht konstruktiv weitergeht.

Fragen Sie sich, wie Sie reagieren möchten, wenn Ihre Grenze erreicht ist: Können Sie eine Pause vorschlagen oder einen neuen Termin vereinbaren? Gibt es einen Punkt, den Sie mit einer zuständigen Person in Ihrer Organisation vorbereiten sollten? Diese Klärung hilft Ihnen, Ihre Verantwortung realistisch einzuordnen, ohne die andere Person zu bewerten.

Offene Fragen laden dazu ein, den Ablauf aus der anderen Perspektive zu beschreiben. Stellen Sie eine Frage nach der anderen und hören Sie die Antwort erst einmal an. Fragen, die bereits Schuld oder Absicht unterstellen, können die Klärung erschweren.

• Wie haben Sie die Situation erlebt?
• Was war aus Ihrer Sicht dazu vereinbart?
• Was hat sich seit der Absprache verändert?
• Welchen Punkt sehe ich möglicherweise noch nicht?
• Was würde Ihnen helfen, die Vereinbarung künftig umzusetzen?

Die Fragen sind eine Auswahl, kein Fragenkatalog zum Abarbeiten. Greifen Sie die Antwort auf und fragen Sie nach, wenn ein wichtiger Punkt noch unklar ist.

Ein Einstieg gibt dem Gespräch einen Rahmen: Welchen konkreten Vorgang möchten Sie klären, warum sprechen Sie darüber und was soll im Austausch möglich sein? Benennen Sie den Anlass, ohne bereits eine Erklärung oder ein Urteil über die Person voranzustellen.

Die folgende Formulierung ist eine anpassbare Orientierung, kein Text zum Ablesen. Verwenden Sie nur, was zur konkreten Situation passt, und sprechen Sie in Ihren eigenen Worten:

„Ich möchte mit Ihnen eine konkrete Situation klären: [Beobachtung und Zeitpunkt]. Mir ist wichtig, Ihre Sicht dazu zu hören und anschließend zu besprechen, was künftig gelten soll.“

Ersetzen Sie die Platzhalter durch überprüfbare Angaben. Wenn Ihr Ziel zunächst nur darin besteht, die Situation zu verstehen, sagen Sie das auch so. Ein klarer Einstieg macht den Anlass deutlich; er nimmt die Antwort des Gegenübers nicht vorweg.

Gehen Sie vor dem Termin diese Punkte durch. Ergänzen Sie nur, was für die konkrete Situation wichtig ist:

• Den konkreten Anlass in einem Satz benennen.
• Beobachtungen, eigene Deutungen und offene Fragen getrennt notieren.
• Prüfen, welche Erwartungen ausgesprochen oder vereinbart wurden.
• Gesprächsziel, verbindlichen Rahmen und vorhandenen Spielraum klären.
• Offene Fragen auswählen, die beim Verstehen helfen.
• Einen Einstieg in eigenen Worten vorbereiten und die persönliche Grenze bedenken.